В 2015 году были отменены командировочные удостоверения, что привело к возникновению новых особенностей оформления командировки на личном автомобиле. В первую очередь, для подтверждения командировки и расходов необходимо составление служебной записки. При ее написании используется произвольная форма. К записке прикладываются документы, подтверждающие, что при поездке использовался автомобиль. Такими подтверждающими документами могут являться чеки с автомобильных заправочных станций или платных дорог.
Что изменилось при оформлении командировки?
Составление служебного задания с 2015 года не является обязательным требованием. Кроме того, пропала необходимость в составлении служебного задания и отчета о том, как командированным сотрудником выполнена работа.
Чтобы оформить командировку, необходимо наличие следующих документов:
- Приказа о командировке;
- Авансового отчета сотрудника;
- Служебной записки сотрудника;
- Проставления отметок в журнале учета командированных;
- Проставления отметок в табеле, где учитывается рабочее время.
Оформление документов
До того, как работник отправился в поездку, необходимо позаботиться об оформлении соответствующего приказа. Приказ должен содержать фамилию, имя и отчество сотрудника вместе с должностью, указывать населенный пункт, в который он отправляется, а также обозначить сроки. При этом возможно использование старой унифицированной формы направления в командировку с исключением пункта, в котором указывается служебное задание.
Информация о том, что работник отправился в командировку на личном автомобиле, должна быть зафиксирована. Для этого есть журнал учета командированных сотрудников, содержание которого регулируется Министерством здравоохранения. Заполняется журнал достаточно просто – необходимо указать паспортные данные работника, указать название компании, являющейся целью поездки, и место, в которое он отправляется. Из-за отмены командировочных удостоверений в соответствующих местах журнала можно обойтись прочерками. Министерство здравоохранения должно утвердить новые документы для учета командированных сотрудников, но старыми пользоваться еще никто не запрещал.
Подтверждение времени
Табель, в котором учитывается рабочее время, необходим для отметки дней, проведенных сотрудником в командировки. Для этого указывается специальный код «К», обозначающий отсутствие откомандированного сотрудника. В этом случае отработанные часы не указываются. При нахождении откомандированного сотрудника на работе в выходные дни кроме кода «К» указывается еще и код «РВ», который и обозначает работу в выходные дни.
Если работодателем указывалось, сколько откомандированный сотрудник должен работать в выходные дни, то в табеле отмечаются отработанные часы. Оплата такой работы, согласно Трудовому кодексу, производится по двойному тарифу.
Подтверждение расходов
Как только сотрудник приехал обратно, необходимо составление авансового отчета, в котором указываются потраченные суммы. Заполнение авансового отчета является обязательным правилом при служебных командировках, а сам документ должен содержать сумму средств, затраченных в целях, непосредственно связанных с командировкой.
Отчет должен быть подкреплен подтверждающими документами в виде чеков, квитанций или договоров. Необходима сдача сотрудником авансового отчета персоналу, занимающемуся бухгалтерией, чтобы сумма расходов была впоследствии отражена налоговым и бухгалтерским учетом.
С отменой командировочных удостоверений требование подтверждать расходы и время, проведенное сотрудником, осталось действующим. Сроки, которые сотрудник провел в командировке, с использованием личного транспорта, определяются служебной запиской, которая сдается вместе с авансовым отчетом. Если при этом пересекалась граница, то делается ксерокопия отметок в паспорте, которыми и подтверждается время, проведенное в командировке.